取引先にアポイント（打ち合わせ）をお願いしたり、新しい担当者として初めて挨拶を行う際のメールの書き方にはコツがあります。
本記事では、効果的なアポイントメールを作成するための件名と本文の作成ポイントと実際に使える例文をいくつかご紹介します。
アポイント依頼のコツと避けるべきこと
アポイントを依頼する際には、内容を明確にし、相手の立場を考慮することが非常に重要です。
アポイントの設定は、相手に自分のために貴重な時間を割いてもらうことを意味します。
そのため、依頼の目的が曖昧だと、相手は会うことを躊躇するかもしれません。
目的を具体的かつ明確に伝え、相手に配慮したコミュニケーションを行えば、相手も喜んで時間を作る可能性が高まります。
アポイント依頼メールで避けるべきこと5つ
メールの本文はこれらに注意しながら書きましょう。
特に自己中心的な内容は相手に否定的な印象を与えがちです。
アポイントの時間を割いてもらえることへの感謝の意を持つことが大切です。
アポイント依頼メールのコツ
件名の書き方と例文
件名は簡潔かつ分かりやすく記述することが重要です。
多忙な時やメールの量が多い時には、件名を見てメールの重要性を判断することが一般的です。
内容が件名に明示されていないと、相手に失礼となることがあります。
特に重要な事項は件名の初めに配置すると良いでしょう。
宛名の書き方と例文
宛名の記載では、「会社名＋氏名（様）」の形式を守るのが基本です。
法人名は略さず正式な名称を用いることが推奨されます。
初めて連絡を取る場合は、相手の名前をフルネームで記述し、可能であれば部署名や役職名も加えることで、より礼儀正しい印象を与えます。
挨拶と自己紹介の例文
宛名の後は、挨拶と自己紹介を行います。
一般的に「お世話になっております」という表現が使用されることが多いです。
特に初めてのメールや、前回の連絡から時間が経過している場合は、状況に応じた挨拶をすると好印象です。
フルネームと部署名を明記すると、より丁寧な印象を与えることができます。
本文の書き方のポイント①
メールの本文は、最初に要点を述べ、その後で詳細を説明するのが基本の書き方です。
まず「お会いしてご挨拶したいので、ご都合の良い日程を教えていただけますか」という形で要点を簡潔に伝えることが大切です。
内容が曖昧だとアポイントメントが取りにくくなるため、必要な時間や会議室の予約が必要かどうかなど、相手に疑問を残さないように具体的に記述しましょう。
本文の書き方のポイント②
メールを送る際の背景や理由の明確化が重要です。
初めての連絡や親しくない相手に対しては、メールの目的を省略すると不信感を抱かれることがあります。
「新製品をご紹介するために」「〇〇様の紹介で」「以前のお問い合わせについて直接お話ししたい」など、具体的な経緯を示すと、アポイントメントの目的がはっきりし、相手も理解しやすくなります。
本文の書き方のポイント③
アポイントの日程を提案する際は、候補日を3つほど挙げるのがおすすめです。
「ご都合をお知らせください」という形で全てを相手に委ねてしまうと、日程調整が煩雑になり、返信が遅れがちになることがあります。
相手に過度な手間をかけないよう、複数の日程を提案することが重要です。
一般的には、3つの候補日を提示することが理想的とされています。
2つだと選択肢が少なく感じられ、4つ以上だと選択が煩雑になるからです。
提案した日程が合わない場合には、柔軟にスケジュールを調整することが大切です。
また、返信を促すために返信期限を設定すると良いでしょう。
これにより、相手が返事を延ばすことを防ぐことができます。
適切な締め方と例文
アポイントメールを締める際には、相手に負担をかけていることへの配慮を示すことが重要です。
「お忙しい中恐れ入りますが」など、相手への敬意を表す言葉を用いることで、ポジティブな印象を与えることができます。
返信を促すような言葉を添えると効果的です。
最後に「署名」を付ける
メールの最後には、署名を忘れないようにしましょう。
これにより、連絡先情報が明確になり、相手に信頼感を与えることができます。
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株式会社〇〇
営業部 佐藤 太郎
〒000-0000
大阪府XX区XX町XXビル5階
電話: 00-0000-0000
メール: satou@xxx.com
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アポイント依頼メールの例文集
新規お客様宛
件名：ご挨拶に伺いたい〇〇株式会社）
△△株式会社
営業部 山本太郎様いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の鈴木一郎です。
先日は弊社製品をご利用いただき、心より感謝申し上げます。
この機会に直接お礼を申し上げたく、ご挨拶に伺いたいと考えております。
お忙しい中恐縮ですが、以下の日程でお会いできれば幸いです。
・9月2日（木）13時～
・9月3日（金）15時～
・9月7日（火）午前中
お時間は20分程度いただくことは可能でしょうか？
もし日程が合わない場合は、山本様のご都合の良い時を教えていただければと思います。
8月30日までにご返信いただけると助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。
件名：資料請求に関してご挨拶に伺いたい（〇〇会社）
△△株式会社
企画部 長谷川様このたびは資料請求ありがとうございます。
〇〇会社 営業部の鈴木一郎です。
資料をお渡しする際に、簡単ながら直接お会いしてご挨拶させていただきたいと考えております。
以下の日程でお時間を10分ほどいただけますでしょうか？
・9月2日（木）
・9月3日（金）
・9月7日（火）13時～
〇〇周辺には定期的に訪問しておりますので、他の日程も調整可能です。
8月30日までにご回答いただけますと幸いです。
お手数ですが、よろしくお願い致します。
既存お客様宛
件名：〇〇に関する打ち合わせの日程のご相談
△△株式会社
長谷川様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の鈴木一郎です。先日ご相談いただいた〇〇について、数量調整の打ち合わせをお願いしたく存じます。
ご都合が良い日程を以下からお選びいただけますでしょうか？
・9月2日（木）10時～
・9月3日（金）14時～
・9月7日（火）13時～
打ち合わせは約1時間程度を予定しています。ご都合が悪い場合は、調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。
8月30日までにご返信いただけると助かります。
何卒、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
アポイントメール送信後に行うべきこと
電話をする
アポイントメールを送った後に電話でフォローアップを行うことで誠実な印象を与えることができます。
電話の主な目的は、「メールがきちんと届いているか、読んでいただいているかの確認」のためです。
相手が席を外している場合は、電話に出た方にメッセージを伝えてもらうのが一般的です。
日程決定後のメール
日程が決定した際の返信を受けた後は、お礼のメールを送り、さらに訪問日時を再確認することが重要です。
これにより、予定が明確に共有され、こちらも相手側にとっても安心です。
日程についてのご返信をありがとうございます。以下の詳細にてお待ちしておりますので、ご確認ください。
—————————–
・日時：9月7日（火）13時
・場所：貴社オフィス
・訪問者：山本および長谷川、計2名
—————————–
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
まとめ
ビジネスでのアポイントメールは、件名で内容を明確にし、本文では具体的な情報を提供することが重要です。
また、メール後の電話でのフォローアップや返信期限の設定が返信率を高める効果があります。
少しでも参考になれば幸いです。
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