請求書の基本的な書き方｜必要な項目・送り方などを解説

ビジネスで取引を行う際、提供した商品やサービス、お金の動きを記録するために「請求書」が必要です。

請求書には、取引内容や金額、支払い期日、発行日など重要な情報が記載されます。

本記事では、請求書の基本的な項目や書き方、作成時の注意点、送り方について解説します。

請求書とは
請求書に書くべき基本的な項目
請求書の書き方例
請求書を作るときの注意点
1. 請求書の発行日を確認する
2. 振込手数料や源泉徴収税額を確認する
請求書の作り方
請求書の送り方
まとめ

請求書とは

ビジネスの世界では、取引が行われた後、その記録や証明のために「請求書」という書類が使われます。

請求書は、商品やサービスを提供した側から、それを受け取った側に送られるもので、何を提供したのか、いくらの代金を支払う必要があるのかを明確に示します。

請求書はビジネスにおける信頼の証ともいえます。

なぜなら、請求書があることで、提供者と受領者の間の取引内容が明確になり、金銭面でのトラブルや誤解を避けることができるからです。

例えば、請求書には取引日や提供された商品・サービスの内容、金額などが記載されますが、これらがしっかり書かれていることで、取引が正しく行われたことが確認でき、次の取引への信頼にもつながります。

さらに、請求書は会計上も重要な役割を果たします。

企業や個人事業主は、請求書を基に売上や支出を管理し、税務申告などに利用します。

請求書が正確に書かれていないと、会計上のミスや税務上のトラブルが起こりかねません。

そのため、請求書はビジネスの信頼性を保つだけでなく、財務面でも重要な書類なのです。

請求書に書くべき基本的な項目

請求書に書くべき基本的な項目は以下の通りです。

発行日: 請求書が発行された日を記載します。これによって、取引がいつ行われたのか、支払い期日がいつまでなのかを明確にします。
取引内容: 提供した商品やサービスの詳細を記載します。具体的な商品名やサービス内容、数量、単価、合計金額などを含めることで、何に対する請求なのかが分かります。
支払い期日: 受領者が請求書に記載された金額をいつまでに支払うべきかを示します。これにより、支払いのタイミングを明確にします。
請求者情報: 請求者の名前や会社名、連絡先などを記載します。これにより、誰が請求しているのか、連絡先はどこなのかがわかります。
受領者情報: 受領者の名前や会社名、連絡先を記載します。これによって、取引がどの会社間で行われたのかを明確にします。
振込先情報: 受領者がどこにお金を振り込むべきかを示します。銀行名や支店名、口座番号などを記載することで、スムーズな支払い手続きが可能になります。

請求書の書き方例

請求書を作成する際には、いくつかの基本的な手順を踏む必要があります。

ここでは、その手順を具体的に解説します。

基本情報の記載: 請求書の最初の部分には、請求者（提供者）と受領者の情報を記載します。請求者側の情報として、名前や会社名、住所、連絡先などを記載します。受領者側の情報には、名前や会社名、住所などを含めます。これによって、どの取引先間で行われたのかが明確になります。
請求内容の記載: 次に、請求内容を具体的に記載します。提供した商品やサービスの詳細を、品名や内容、数量、単価、合計金額などの情報とともに書きます。例えば、「ウェブサイト制作」「1ページ」「5万円」など、わかりやすく具体的に記載することで、何に対する請求なのかが明確になります。
発行日と支払い期日の記載: 請求書には、発行日と支払い期日を記載します。発行日は取引がいつ行われたのかを示し、支払い期日は受領者がいつまでに支払うべきかを示します。これにより、支払いのタイミングが明確になり、取引の信頼性が保たれます。
振込先情報の記載: 受領者が請求金額をどこに振り込むべきかを示すために、振込先の銀行名や支店名、口座番号などを記載します。これにより、スムーズな支払い手続きが可能になります。
備考の記載: 必要に応じて、請求書に備考欄を設け、特記事項や注意事項などを記載します。例えば、「発行日から30日以内にお支払いをお願いします」や「振込手数料は受領者負担」といった内容を記載することで、トラブルを避けることができます。

以上が請求書を作成する際の基本的な手順です。

これらの情報を順序よく、正確に記載することで、取引先との信頼関係を保ち、ビジネスを円滑に進めることができます。

請求書を作るときの注意点

請求書を作成する際には、いくつかの注意すべきポイントがあります。

これらを意識することで、請求書の信頼性を保ち、トラブルを避けることができます。

請求書の発行日を確認する

発行日は、取引の信頼性に関わる重要な情報です。

請求書の発行日が明確に記載されていることで、取引先は取引のタイミングを把握し、支払いのスケジュールを立てることができます。

発行日を記載する際は、請求書が実際に発行された日付を記載します。

また、発行日が記載されていることで、支払い期日も明確になります。

例えば、「発行日から30日以内にお支払いをお願いします」といった内容で支払い期日を指定する場合、発行日がなければ期日がわからなくなります。

そのため、発行日は正確に記載し、確認することが重要です。

振込手数料や源泉徴収税額を確認する

請求金額には振込手数料や源泉徴収税額が含まれることがあります。

これらの金額は、取引の際に発生する費用として計算され、請求書に反映されます。

振込手数料は、受領者が支払いを行う際に発生する手数料です。請求書に「振込手数料は受領者負担」といった内容が記載されている場合は、支払い金額から手数料分を差し引いた金額を振り込むよう指示されることがあります。

源泉徴収税額は、特定の取引で発生する税金です。

特にフリーランスや個人事業主に対する支払いには源泉徴収が適用されることがあり、その金額は請求金額に含まれます。

そのため、請求金額の内訳を確認し、税金や手数料が正確に計算されているかを確認することが重要です。

これらの注意点を意識しながら請求書を作成することで、取引先との信頼関係を保ち、スムーズなビジネスを進めることができます。

請求書の作り方

請求書を作成する際は、いくつかの方法があります。

それぞれの方法にはメリットやデメリットがあり、状況やニーズに合わせて選ぶことが大切です。

ワードやエクセルで作成

オフィスソフトを使って請求書を作成する方法は、手軽なので特に個人や小規模なビジネスに向いています。

テンプレートの利用: マイクロソフトのワードやエクセルには、請求書のテンプレートが用意されています。これらを使うことで、初めての人でも簡単に請求書を作成できます。テンプレートには基本的な項目やフォーマットが用意されており、自分のビジネスに合わせて項目を追加・編集できます。
データの保存と編集: オフィスソフトを使うと、作成した請求書をパソコン上に保存し、後から編集することができます。また、同様の請求書を何度も作成する場合は、作成したファイルをコピーして使い回すことも可能です。
印刷と送付: 作成した請求書は、プリンタで印刷して郵送したり、PDFファイルに変換してメールで送付したりすることができます。このように、オフィスソフトを使うことで、請求書の作成から送付までの一連の流れを手軽に行うことができます。

市販の請求書作成ソフトで作成

請求書作成専用のソフトウェアを使う方法もあります。

こちらは特に中規模以上のビジネスに向いており、多機能で効率的な請求書作成が可能です。

多機能で効率的: 請求書作成ソフトは、請求書の作成から送付、支払いの管理まで一貫してサポートする機能を持っています。これにより、作成手順が効率的で、複数の請求書を短時間で作成することができます。
テンプレートのカスタマイズ: ソフトウェアには、さまざまなテンプレートが用意されており、ビジネスのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。また、顧客情報や取引内容のデータベースを利用して、請求書の作成を自動化することも可能です。
記録と管理: 作成した請求書はソフトウェア上に記録され、過去の請求書の履歴を確認したり、支払い状況を管理したりすることができます。これにより、ビジネスの財務管理がより簡単かつ効率的になります。

市販の請求書用紙を使って手書きで作成

手書きで請求書を作成する方法は、小規模なビジネスや一時的な取引に向いています。

手軽に作成できる: 市販の請求書用紙は、文房具店やインターネットで手軽に購入できます。これに手書きで必要な項目を記載することで、すぐに請求書を作成できます。
個別の取引に対応: 手書きの請求書は、個別の取引や、急ぎの取引に柔軟に対応できます。また、取引先と直接会う機会がある場合、その場で手書きの請求書を渡すことができるのも利点です。
注意点: 手書きの際は、項目の記載ミスや読みやすさに注意しましょう。特に金額や支払い期日などの重要な情報は、正確に記載することが大切です。

請求書の送り方

作成した請求書をどのように送るかも重要です。

送付方法にはいくつかの手段があり、それぞれのメリット・デメリットを理解して選びましょう。

請求書を郵送する

郵送は、請求書の送付方法として昔から使われてきた手段です。

手順: 作成した請求書を封筒に入れ、宛先を記載します。郵便局に持って行くか、郵便ポストに投函して送付します。
メリット: 郵送は、紙の書類を直接相手に届けるため、書類の確認や保管が容易です。また、郵送の記録が残るため、相手に届いたことが確実にわかります。
デメリット: 郵送には時間がかかるため、急ぎの取引には向いていません。また、郵送料がかかるため、取引量が多い場合にはコストがかさむ可能性があります。

請求書をメールで送る

メールは、インターネットを使った迅速な送付方法です。

手順: 作成した請求書をPDFなどのファイルに変換し、メールに添付します。取引先のメールアドレスを入力し、送信します。
メリット: メールでの送付は、すぐに相手に届くため、急ぎの取引に向いています。また、郵送料がかからないため、コストを抑えられます。
デメリット: メールは相手の受信環境に左右されるため、スパムフィルターに引っかかったり、相手が気づかない場合があります。また、メール本文でのフォーマットや添付ファイルのサイズに注意が必要です。

請求書をFAXで送る

FAXは、紙の書類を相手に直接送る手段として活用されます。

手順: 作成した請求書をFAX機にセットし、取引先のFAX番号を入力して送信します。
メリット: FAXは直接相手の手元に届き、紙の書類として確認できるため、スムーズな確認が可能です。
デメリット: FAXは相手側の機械が正常に動作していない場合や、通信トラブルが起きた場合に送付できないことがあります。また、FAXの用紙代や通信費もかかります。

これらの送付方法をうまく使い分けて、取引先との関係をスムーズに進めていきましょう。