ミーティングの効率的な進め方のコツは？議事録の作り方のポイントも解説

近年、多くの企業でミーティングの方法が見直されています。

限られた時間で有意義なミーティングを実現するには、どのような対策が必要なのでしょうか？

この記事では、効率的なミーティングの進め方のコツやポイントをご紹介します。

ミーティングの意味

ミーティングとは、特定のテーマに関する議論を行い、意思決定をする場です。

企業の規模やスタイルに関わらず、多くの企業でミーティングは行われています。

ミーティングの方法は企業によって異なり、長時間かける企業もあれば、短時間で終わらせる企業もあります。

しかし、時間の長さよりも重要なのは議論の質です。

ミーティングでは、議題に対していかに高い質の意思決定ができるかが重要となります。

ミーティングの効率的な進め方のコツは？

効率的にミーティングを進めるためには、事前の準備が重要です。

そのためのポイントを4つご紹介します。

議題とゴールの明確化

テーマとゴールが明確でなければ、目的に向けた議論ができず、時間の無駄になりがちです。

また、不十分な結論で終わることもあります。

議題は1回のミーティングで最大でも5つ程度に抑えることが、参加者のモチベーションを保つポイントになります。

参加者と役割の共有

ミーティングには、ファシリテーター（進行役）、書記、議長、オブザーバーなどの役割があります。

参加者が決まった後、それぞれに役割を割り当てて事前に共有することで、担当者は十分な準備をして会議に臨むことができます。

これにより、会議の進行がスムーズになります。

アジェンダと資料の事前配布

アジェンダは、ミーティングの議題、参加者、役割、日程、時間配分などを記載した進行表です。

このアジェンダと、会議に使用する資料を事前に共有しておくことで、参加者が内容を把握しやすくなります。

これにより、会議の本題に入るまでの時間や労力を削減し、効率的に進行できます。

アイスブレイクの重要性

会議の前は、緊張や張り詰めた雰囲気になりがちです。

その雰囲気を和らげるために、アイスブレイクが有効です。

仕事とは関係のない話や軽いジョークを交わすことで、場の雰囲気が柔らかくなり、結果として「参加者が自由に発言しやすくなる」「ミーティングへのストレスが軽減される」「参加者同士の警戒心が和らぐ」などの効果が期待できます。

KGIとKPIでミーティングの生産性を向上

企業が持続的に成長するためには、KGIとKPIを正しく設定することが欠かせません。

このKGIとKPIを意識して議論することで効果的なミーティングとなります。

KPIとはプロセスの適切さを測る指標

KPIは、目標達成に向けたプロセスの実施状況を測り、そのパフォーマンスレベルを評価する指標です。

マーケティング用語で「重要業績評価指数」とも呼ばれます。

多くの会議では、議論の内容や目的が途中で曖昧になりがちです。

そのような事態を避けるために、テーマごとに明確な指標を設定し、プロセスを測りながら議論を進めることが重要です。

KPIを設定することで、感情論ではなく、数字でプロセスの健全さを把握できるようになります。

KGIとは目標達成度を測る指標

KGIは目標達成度を定量的に示す指標で、「重要目標達成指標」とも呼ばれます。

目標達成を「いつ」「誰が」「どこで」「どのレベルで」達成するかなど、ゴールを明確に設定するために使われ、成果の質と量を示します。

KPIはプロセスの実施状況を確認するための指標ですが、KGIが設定されていないと正確に評価することはできません。

KPIを使ってミーティングのプロセスを測定し、KGIの達成に向かって健全に進んでいるかを確認することで、議論と意思決定の質、ひいてはミーティング全体の生産性を向上させることが可能です。

議事録の簡潔さが重要ポイント

議事録は、会議の結果を行動に移すための重要な情報源で、必要な情報だけを簡潔に記載することが求められます。

議事録を整理するために、参加者の発言をそのまま記録するだけでなく、議論の流れや結果へのプロセスを明確に整理することが大切です。

最低限の内容として、日時、場所、参加者、議題、結果に加え、重要な発言内容と発言者、結果へのプロセスも記載しましょう。

優れた議事録を作成するために、以下のポイントを抑えましょう。

これらを1枚の用紙にまとめ、長くて分厚い議事録は避けるようにしましょう。

情報の整理ができていないと、読み手はじっくり読まなくなります。

まとめ

ミーティングの効率的な進め方のコツはをご紹介しました。

まず効率的に進めるための事前準備と、参加者のモチベーションを高めるアイスブレイクが必要です。

また、議題や目標がぶれないようにするために、KPIとKGIを正確に設定することも重要です。

ミーティングの結果を全体で共有し、会社の利益につなげるためには、優れた議事録の存在も欠かせません。