ビジネスシーンにおいて「折り返し電話」をかけるシーンは多いはずです。
折り返し電話は、電話を受けた際に不在だった場合に、後で自分からかけ直すことを言います。
この折り返し電話のマナーをしっかりと守ることは、信頼関係を築く上でとても重要です。
この記事を読むことで、以下のことがわかります。
- 折り返し電話をする適切な時間
- 相手が不在の場合の対応方法
- 便利なフレーズ
電話のマナーを身につけ、ビジネスの場で役立ててみてください。
折り返し電話をする適切な時間帯
まず、ビジネスでの電話は基本的に「ビジネス時間内」に行うのがマナーです。
ビジネス時間とは、一般的には朝の9時から夕方の5時または6時までを指します。
この時間帯は、ほとんどの会社が業務を行っている時間であり、電話を受ける準備ができていると考えられます。
しかし、ただビジネス時間内だからといって、いつでも電話をかけて良いわけではありません。
以下のような時間帯は避けましょう。
多くの企業では12時から1時までが昼休みとされており、この時間に電話をかけると、相手が食事中であったり、リラックスしている可能性が高いです。
また、朝の業務開始直後や、終業間際の時間も避けた方が良いでしょう。
朝一番はその日の業務の準備で忙しいことが多く、夕方は一日の仕事をまとめたり、次の日の準備をしている時間です。
このように、一日の中でも「業務が落ち着いている時間帯」を見計らって電話をかけることが、相手にとっても自分にとっても最も効果的です。
状況に応じて考慮すべき時間帯
相手の状況によっては、通常のビジネス時間内であってもさらに細かく時間を選ぶ必要があります。
たとえば、相手が営業職で外出が多い場合、外出先から戻る前後の時間は避けた方が良いかもしれません。
さらに、特定の業界には業界特有の忙しい時間帯があります。
例えば、飲食業界ではランチタイムやディナータイム前後は非常に忙しくなります。
これらの時間帯に電話をかけると、相手が電話に出ることが困難になるため、避けた方が無難です。
また、電話をかける前には、前回のやり取りを思い出し、その内容や相手の反応からも、次に電話をかける適切な時間を見極めることが大切です。
例えば、前回電話をした時に相手が「今は忙しいので、後で」と言った場合、その「後で」がいつかを聞いておくことで、相手にとって都合の良い時間に電話ができます。
このように、折り返し電話をする時の「いつかけるか」は、単にマナーの問題だけではなく、その後のコミュニケーションに直結します。
相手を尊重し、相手の都合を考えた上で電話をかけることが、ビジネスにおける良好な関係を築く第一歩となります。
折り返し電話の例文
ビジネスにおける電話のやり取りは、非常に重要です。
電話一本で、相手に対する印象を良くも悪くもすることができます。
特に、折り返し電話は相手を待たせることになるので注意しなくてはなりません。
そこで使う言葉ひとつひとつが、相手との信頼関係を築く鍵となります。
ここでは、折り返し電話をする際に使える便利なフレーズとその例文をご紹介します。
自分が折り返す時の例文
まず、自分から誰かに折り返し電話をする場合、相手が電話を受けてくれた時の第一声がとても重要です。
ここで使える一つのフレーズは次のようなものです。
そして、「〇〇についてお話しできますか？」と聞くことで、電話を受けた人は話の内容が明確であるため、対応しやすくなります。
折り返した相手が不在だった場合の例文
次に、折り返し電話をしたけれども相手が不在だった場合の対応です。
留守番電話にメッセージを残す際や、後で再度かけ直す意思を示すフレーズが求められます。
この例文では、「お忙しい中恐れ入ります」と始めることで、相手の時間を尊重していることを示し、礼儀正しく接していることを印象付けます。
「山田と申します」と自己紹介をして、相手に自分が誰であるかを明確にします。
そして、「お電話いただいた件で折り返しましたが」という部分で、この電話が何のためのものかを伝え、「ご不在のようでしたので、再度お電話いたします」と続けることで、後ほどまた連絡をすることを伝えます。
最後に「何卒よろしくお願い申し上げます」と結ぶことで、敬意を表しつつ会話を終えます。
折り返しの電話を依頼する時の例文
業務が忙しい時には、すぐに話ができないこともあります。
そんな時に折り返しの電話を依頼するフレーズが役立ちます。
相手に対して礼儀正しく、かつ明確に自分の要望を伝えることが大切です。
このフレーズでは、まず相手の名前を呼んで自分の名前を名乗ります。
これにより、誰が電話しているのかを明確にし、相手に安心感を与えます。
次に、「本日お時間がありましたら」と時間に柔軟性を持たせることで、相手の都合を尊重していることを示します。
そして、「〇〇の件でお話ししたいことがございます」と具体的な話のテーマを提示し、「折り返しのお電話をお願いできますでしょうか？」と丁寧に依頼します。
これにより、相手に対して敬意を表しつつ、自分の要望もはっきりと伝えることができます。
折り返しの電話を取り次ぐ場合の例文
誰かの代わりに電話を受けた時、そのメッセージを正しく伝えることが求められます。
折り返しの電話を取り次ぐ際にも、正確で礼儀正しい表現を使うことが重要です。
このフレーズでは、「山田様、田中様よりお電話でございます」と伝えることで、誰からのメッセージかを明確にします。
そして、「〇〇の件で折り返しをお願いされております」と具体的な依頼の内容を述べ、「お時間がございます時に、お電話いただけますと幸いです」と丁寧に折り返しを依頼します。
これらのフレーズを使って、ビジネスの場面でスムーズかつ効果的に電話のやり取りを行うことができます。
電話一本で人との関係が大きく変わることもあるため、適切な言葉選びが非常に重要です。
まとめ
ビジネスにおける折り返し電話のかけ方をシーン別に「例文」を使って解説しました。
適切なタイミングで丁寧に折り返しを行うことで、相手からの信頼を得ることができます。
また、日常のビジネスで適切なフレーズを使うことにより、効果的なコミュニケーションが可能となり、円滑なやり取りが期待できます。
信頼関係を深めることで、仕事の成果にもつながるでしょう。
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