ビジネスシーンでよく耳にする「ご承知おきください」という表現について、正しく理解していますか？
この言葉は、相手に事前に何かを理解してほしいときに用いますが、一見すると簡単に使える言葉のようでいて、その適切な意味や使い方は案外知られていません。
「ご承知おきください」が、特に上司や目上の人への使用が適切かどうかを含め、正確な意味や適切な言い換え方法を解説します。
「ご承知おきください」の意味
まずは「ご承知おきください」の意味をご説明します。
「ご承知おきください」という言葉は、相手に事前の承諾や理解を求める際に使用されます。
これには「事前に理解を求める」「承認をお願いする」といったニュアンスが含まれています。
この表現は、「承知」という言葉に基づいています。
「承知」は「状況を把握すること」「要望を受け入れること」「相手の状況を受け入れること」という三つの意味があります。
また、接尾語の「おきし（ておく）」は「事前に対処する」「状態を維持する」と解釈されます。
「ご」という敬語の接頭語と「ください」が組み合わさって、相手に対する敬意と丁寧な要求の形を成します。
そのため、「ご承知おきください」は敬意を表しつつ、事前の同意を礼儀正しく求める表現となります。
「ご承知おきください」の例文
- 商品購入時には、使用感や細かな傷がある可能性がありますので、ご承知おきください。
- 最新の報告書にはいくつかのデータが追加されていますので、その点をご承知おきください。
- 今後の会議スケジュールに変更が生じていますので、この点をご承知おきください。
「ご承知おきください」は目上や上司には失礼
「ご承知おきください」という言葉は一般的に、「事前の承諾や理解を得るため」に使われます。
しかしながら、この表現を上司やビジネスパートナーなど、立場が上の人々に向けて使うと、時として礼節に反すると捉えられることがあります。
このような誤解を招く主な理由は、フレーズに含まれる「承知」という語にあります。
これは本来、謙譲語で使用される「承る」という動詞から来ており、自己を低く見せる際に用いる表現です。
したがって、この語を使って相手の行動を求めることは、上から目線と受け取られかねません。
さらに、「承知いたしました」と自分自身の了解を示す際には謙虚な言い方ですが、「ご承知おきください」と他者に対して使用すると、無意識のうちに自己を優位に置くように聞こえることがあります。
結果として、「ご承知おきください」は特にビジネスシーンにおいて目上の人や取引先に対しては慎重に使用するべき言葉とされています。
「ご承知おきください」の言い換え
「ご承知おきください」の言い換え表現には以下のようなフレーズがあります。
お含みおきください
「ご承知おきください」と同様のニュアンスを持ちつつ、目上の方により適切とされる表現には「お含みおきください」があります。
この表現は、相手に情報を心に留めてもらう意味合いがあり、尊敬を示すのに適しています。
「含みおく」は「心に留める」「考慮する」といった意味です。
特にビジネスメールや書類、公式な会話において、相手を尊重する表現として「お含みおきください」が用いられます。
例文
- 予定されていた納品が遅れが生じる可能性があるため、予めお含みおきください。
- システムのアップグレードに伴い、サービスが一時的に利用不可となることがありますので、お含みおきください。
- プロジェクトの進捗に影響を与える可能性がある事項がございますので、この点をお含みおきください。
- 明日は定例の会議があり、私は出席いたしますので、その間の連絡は遅れることをお含みおきください。
- お含みおきいただき、ご配慮いただけますと幸いです。
ご了承ください
「ご了承ください」という表現は、相手に事情を説明し、理解と同意を求める際に用いられます。
このフレーズは、相手に不快感を与えずに納得してもらうことが目的で、「ご承知おきください」と同じ文脈で使うことが可能です。
例文
- 本日は業務が終了しておりますので、ご対応は明日になりますことをご了承ください。
- 返信に時間がかかることがありますので、予めご了承いただけますようお願いします。
- すべてのご要望に応えることができない場合がございますので、ご了承ください。
ご容赦ください
「ご容赦ください」は、ミスや過失に対する理解や許しを求める表現です。
相手に迷惑がかかっていない状況でも、予め許しを請うためや、発生しうる事柄に対する謝罪に使用されます。
例文
- どうかご容赦くださいませ。
- ご期待に添えない結果となったことを、深くお詫び申し上げます。何卒ご容赦をお願いします。
- 誤解が生じた場合、ご容赦いただけますとありがたいです。
- 連絡が遅れたことにつきまして、心よりお詫び申し上げます。ご容赦のほど、お願い申し上げます。
これらの表現はビジネスコミュニケーションにおいて重要であり、相手への敬意を示しつつ円滑なやり取りを支援します。
場面に応じた適切な使い分けが求められます。
まとめ
「ご承知おきください」の言い換えや意味、上司や目上の方への適切な使用法についてご説明しました。
ビジネスコミュニケーションにおいて、目上の人や上司に「ご承知おきください」を使用することは不適切とされる場合が多いです。
このため、目上の方に対しては「お含みおきください」、「ご了承ください」、「ご容赦ください」といった言葉に置き換えることをお勧めします。
時代とともに言葉の感じ方や受け取り方も変化しますが、言葉の意味や適切な使い方を曖昧にせず、常に正確な理解と礼儀正しい表現を用いることが重要です。
それにより、誤解を避け、スムーズなコミュニケーションを促進することができます。
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